Coronabedingt können viele Veranstaltungen nicht in gewohnter Form stattfinden. Das kann auch Vorteile bringen, wenn in der Vorbereitung wichtige Punkte beachtet werden. Vor allem diese Fragen stehen dabei im Vordergrund:

• Wie gelingt es, die Qualität der persönlichen Begegnung in Online-Settings zu übertragen?
• Wie können partizipative Formate in den digitalen Raum übersetzt werden?

Dafür haben wir Lösungen entwickelt!

Online ist kein „billiger Ersatz“ für Präsenz-Veranstaltungen: es bietet viel mehr Möglichkeiten

Sollen Veranstaltungen komplett online abgehalten werden, können zwar Ziele, Ideen und Abläufe aus Präsenz-Veranstaltungen übernommen werden. Dennoch gibt es für alle oft ungewohnte Neuerungen, die in die Planung einfließen müssen.

Wir bei der ÖGUT haben mehrere Expert*innen im Team, die sich intensiv mit zielbringenden Veranstaltungen und Partizipationsprozessen beschäftigen, allen voran Ruth Picker, die seit Juli 2020 den Themenbereich „Partizipation“ leitet. Unser Fazit:

Online-Veranstaltungen bieten Möglichkeiten, die es in Präsenz-Veranstaltungen nicht gibt.

• Online erlaubt mehr Freiheit
  So mühelos man sich in Online-Veranstaltungen hineinbewegen kann, genauso mühelos kann man sich auch wieder herausbewegen, das stärkt die Autonomie der Teilnehmer*innen

• Kleingruppensettings entwickeln eine eigene Intimität
  Der Fokus vor allem in kleinen Breakout-Sessions ist durch die Technologie enger, er bleibt auf den anderen Personen. Das erhöht die Aufmerksamkeit, das Arbeiten ist konzentrierter.

• Zusammenkommen ist einfacher
  Sich mit anderen Interessent*innen auszutauschen geht in einem Online-Setting schneller und einfacher, es gibt mehr Möglichkeiten für spielerische Aspekte.

Darauf muss man achten, damit eine Online-Veranstaltung erfolgreich ist

Eine erfolgreiche Online-Veranstaltung ist ein Wechselspiel zwischen Methoden, Tools und Technik, gepaart mit klaren Rollenverständnissen und Erwartungen.

Sorgsame Vorbereitung der teilnehmenden Personen, Abklären von Zielen

Welches Ziel die Veranstaltung hat und welche Erwartungen daran geknüpft sind, soll ganz zu Beginn geklärt werden. Ist es eine reine One-Way-Information oder sollen Teilnehmer*innen mitreden und mitentscheiden?

Vor der Auswahl der Tools muss man sich die Frage stellen, wer an der Veranstaltung teilnehmen soll. Manche Firmen dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen keine Software verwenden, die etwa über US-amerikanische Server läuft.

Während der Veranstaltung kommt vieles auf die Teilnehmer*innen zu. Sie müssen sich nicht nur auf die Inhalte konzentrieren, sondern sind im virtuellen Raum gefordert, sich an die neue Arbeitsweise und vielfach an neue Tools zu gewöhnen. Daher ist die Kommunikation vorab mit den Teilnehmer*innen essenziell.

Das ist also in der Planung zu beachten:

• Die Teilnehmenden rechtzeitig über die verwendeten Tools informieren.
• Einschulungstermine für alle Akteur*innen mit den Geräten, die sie tatsächlich verwenden werden, anbieten.
• Vor Beginn der Veranstaltung mit allen Akteur*innen die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten üben und wie man sich zwischen virtuellen Räumen bewegt.

Tools und Technik

Am Markt finden sich mehrere Tools, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben. Hier einige unserer Empfehlungen:

• „Seminar-Zentrum“: zB QiQoChat: ist eine Plattform, in die Videomeetings z.B. über Zoom oder MS Teams eingebettet sind. Es ist wie ein virtuelles Seminar-Zentrum mit einzelnen Räumen, zwischen denen die Teilnehmer*innen autonom wechseln können.
• “Pinnwand”: zB PadLet: direkter Zugriff über einen verschickten Link, sehr niederschwellig, einfach anpassbares Layout; Videos, Bilder etc. können auch von den Teilnehmenden eingebettet werde
• “Whiteboards”: z.B. Mural oder Miro; nicht ganz niederschwellig, Einführung vor der Veranstaltung ist notwendig, sonst ist ihr Effekt aus- statt einschließend.
• „Arbeitsdokumente“: zB Office-Dokumente – eignen sich gut für parallele Arbeitsgruppen zur Dokumentation.

Ein gutes Team für eine gute Veranstaltung

Für eine reibungslose Online-Veranstaltung braucht es nicht nur technisch ausreichend gebriefte Teilnehmer*innen, sondern auch guten Tech-Support seitens der Veranstalter*innen. Wir haben mit dieser Konstellation sehr gute Erfahrungen gemacht:

• Hauptmoderation: führt durch die Veranstaltung und konzentriert sich ganz auf die direkte Interaktion mit den Teilnehmer*innen
• Technische Moderation: hat die Aufgabe, Links in den Chat einzuspielen, Instruktionen auszuschicken, Bildschirmansichten zu teilen, Slides zu zeigen, Teilnehmer*innen in Gruppen zu teilen,…
• Tech-Support für Teilnehmer*innen: unterstützt bei technischen Problemen vor und während der Veranstaltung

Nähe trotz Distanz

Nähe trotz Distanz zu schaffen ist eine Herausforderung und möglich. Es gibt drei einfache Punkte, die man hier beachten kann: Möglichst wenig plenare Inputs, viel Zeit für den Austausch in Kleingruppen, viele Rückfragen.

Aber es kommt noch viel mehr darauf an, wie die Moderation ihre eigene Rolle versteht: wie eine gute Gastgeberin, oder ein guter Gastgeber öffnet sie einen sozialen Raum, in dem die Gäste als Menschen willkommen sind, sie ermöglicht Interaktion und einen möglichst hohen Grad an Selbstbestimmung.

Kostet eine Online-Veranstaltung weniger als eine Präsenz-Veranstaltung?

Die Kosten einer Online-Veranstaltung sind ganz anders gelagert. Man erspart sich zwar Reisekosten, Saalmieten und Verpflegung, muss aber mit einer aufwändigeren Vorbereitungszeit rechnen. Die Teams (Moderation und Tech-Support) werden größer und müssen gut eingespielt sein, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren und die Teilnehmer*innen bestmöglich zu unterstützen.

Dokumentation und DSGVO

Viele Online-Tools bieten die Möglichkeit, die gesamte Veranstaltung als Videodokumentation nachzusehen. Hier sollten die Teilnehmer*innen jedenfalls vorab informiert werden, wenn das (auch nur in Teilen) geplant ist. Und ganz wichtig: bei der Einladung an die Teilnehmer*innen darf, wie auch bei Präsenzveranstaltungen, die DSGVO nicht vergessen werden.

Wir helfen Ihnen

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung für Ihre Online-Veranstaltung brauchen. Sei es bei Planung, Design oder Durchführung. office@oegut.at